Käytettävät tiedostot ja projektit - moniyrityskäyttö

Kun Datamike otetaan käyttöön ohjelma tallentaa automaattisesti kirjanpitotiedot, asiakasrekisteritiedot, jne. omiin tiedostoihinsa. Näiden tiedostojen nimet saa selville kun valitsee päävalikosta kohdan Asetukset ja tiedostot. Esiin tulee taulukko, josta selviää mm. että kirjanpito-ohjelma tallentaa viennit tiedostoon kirja2.dbf ja käyttää tilikarttana on tilika4.dbf.

 Uuden yrityksen luominen

“Yritys” tai “Projekti” on Datamikessä kokonaisuus, johon kuuluu mahdollisesti kirjanpito, asiakasrekisteri, tuoterekisteri jne. Yrityksen asiakasrekisterissä on sitten yrityksen asiakkaat, kirjanpidossa tositteet jne.. Kun luot uuden “yrityksen” Datamiken päävalikkoon vasemmassa alanurkassa olevaan valikkoon ilmestyy luomasi yrityksen nimi.

Ohessa esimerkki miten Datamikellä luodaan uusi yritys, yhtiömuodoltaan asunto-osakeyhtiö:

Huom! Jokaisella yrityksella on oma asiakasrekisterinsä, kirjanpitonsa tuoterekisterinsä ellet ole muuta määrännyt.

Kysymyksiä yritysten luomisesta ja käsittelystä

Miten uusi yritys valitaan päälle myöhemmin?

Yrityksen voi valita päävalikossa vasemmassa alanurkassa olevasta valikosta.

Datamiken asentaminen eri kovalevylle tai hakemistoon

Moniyrityskäyttö voidaan toteuttaa myös siten, että Datamike asennetaan asennuslevykkeeltä toiseen hakemistoon tai toiselle kovalevylle.

Loin uuden yrityksen, mutta haluan muuttaa yritysmuotoa

Päävalikossa valitse yritys valikosta klikkaamalla yritysnimeä valikossa (hiiren vasemmalla napilla kuten normaalisti). Sen jälkeen klikkaa yritystä hiiren oikealla napilla. Esiin tulee valikko, josta valitse Valitse projektille uusi yhtiömuoto. Sitten valitse sopiva yhtiömuoto ja paina Ok.

Haluaisin käyttää eräässä yrityksessä olevaa tilikarttaa tässä uudessa yrityksessä

Jos olet vasta luomassa yritystä niin ikkunassa Luo uusi yritys paina Tilikartta -rastin vieressä olevaa T-nappia. Esiin tulevassa valikossa valitse Valitse jonkun toisen projektin tiedosto ja paina OK. Esiin tulee jo luodut yritykset ja voit valita sen yrityksen/projektin, jossa on sovelias tilikartta.

Jos olet ja yrityksen luonut toimi seuraavasti:

Huom! Ylläolevat tavat tekevät kopion uudelle yritykselle. Vaikka tilikartta on aluksi sama kuin referenssiyrityksessä ovat ne silti itsenäisiä. Jos teet jomman kumman tilikarttaan muutoksia ne eivät heijastu toiseen yritykseen.

Ryhmittely eri tasoihin tai osastoihin

Datamiken ohjelmissa on usein mahdollista ottaa joku raportti, laskenta tms. halutulta aikaväliltä ja/tai käyttämällä muita hakukriteerejä. Kriteeriksi voidaan myös merkitä joku osasto tai sen alaosasto. Ohessa neuvo miten luodaan sopiva osastokoodaus niin, että ylempi osasto voi sisältää alemmat osastot:

Esimerkki usean osaston ja jaoston käytöstä

Firmalla on kaksi A ja B osastoa, joilla kullakin voi olla alajaostoa. Näiden lisäksi kukin jaosto voi jakaantua edelleen projektiin tai kustannuspaikkaan.

Jottei eri osastot, jaostot, kustannuspaikat jne. menisi sekaisin missään tilanteessa ensimmäisille kahdelle osastolle varataan aakkoset A-B (isot kirjaimet). Näiden osastojen jaostoille varataan nimenomaan pienet aakkoset. Projekteille ja kustannuspaikoille varataan numerot 00-99 (huom! etunolla).

Näin firman osasto hierarkia on seuraavanlainen:

Nyt kun halutaan esim. laskenta, tuloste tms. osastolta B hakusanaksi annetaan B. Tällöin mukaan tulee kaikki alemmat tasot tältä osastolta (Ba, Ba01,...jne., Bb, Bb01, ...jne.). Kaikissa osasto/jaosto/projekti -nimissä on sama yhteinen tekijä B (iso kirjain).

Toisaalta jos halutaan vain jaosto Bb ja sen projektit hakusanaksi annetaan Bb. Kaikissa osasto/jaosto/projekti -nimissä on sama yhteinen tekijä Bb. Ba ja sen alaosastot eivät siis tule.

Edelleen voidaan tarkentaa hakukriteeriä. Antamalla hakusanaksi esim. Ab02. Tällöin vain tämän projektin asiat huomioidaan.

Oheista systematiikkaa noudattamalla voidaan luoda mitä erilaisempia ryhmittelyjä ja hierarkioita.

Kirjanpidossa osasto, jaosto, tms. koodi voidaan merkitä kirjanpidon kortilla kenttään Kommentti/kustannuspaikka/projekti. Huom! voi laittaa useamman projekti tms.. Käytä esim. pilkkua erottimena ei koodien välillä.

Asiakasrekisterissä osasto, jaosto, tms. koodi voidaan merkitä kenttään Kommentti. Huom! voi laittaa useamman projekti tms.. Käytä esim. pilkkua erottimena ei koodien välillä.

Reskontrassa (asiakasrekisterrin reskontrataulukko) osasto, jaosto, tms. koodi voidaan merkitä kenttään Projekti/Viitteenne. Huom! voi laittaa useamman projekti tms.. Käytä esim. pilkkua erottimena ei koodien välillä.

Tuoterekisterissä osasto, jaosto, tms. koodi voidaan merkitä kenttään Laatu/koodi. Huom! voi laittaa useamman projekti tms.. Käytä esim. pilkkua erottimena ei koodien välillä.

Voit laittaa myös koodin muihinkin kenttiin. Edellytyksenä on että ko. kenttä soveltuu tähän tarkoitukseen.

Muut Datamiken ohjelmat ja tietokantojen käsittely

Datamiken käyttämät tiedostot

Kun tietää mitä kirjanpitotiedostoa, tilikarttaa, tms. Datamiken päävalikosta valitaan kohta Asetukset ja tiedostot. Alunperin Datamike tallentaa esim. kaikki kirjanpitoviennit tiedostoon kirjanp.dbf.

Tarkista tiedostojen rakenne

Näppäintä Tarkista tiedostojen rakenne käytetään vain uuden Datamike -version asennuksen yhteydessä ja sen käytöstä tulee tällöin ohjeet erikseen. Em. näppäin muuntaa vanhan Datamike -version yhteydessä tallennetut tiedot yhteensopivaksi uuden version kanssa.

Varakopiointi

Varakopion tekeminen

Huolehdi varakopioiden ottamisesta säännöllisesti, esim. kerran viikossa. Muistitikku on hyvä media tähän tarkoitukseen. Hyvä tapa ottaa varakopio on kopioida koko Datamiken hakemisto verkon yli toiseen mikroon. Varakopio on syytä ottaa koko Datamiken hakemistosta.

Mikäli halutaan ottaa varakopio Datamiken tallentamista tiedostoista toimi seuraavasti:

Varakopion hakeminen

HUOM! kun haet varakopion ohjelma korvaa kovalevylla olevat kaikki Datamiken tiedostot niillä tiedostoilla, jotka oli esim. muistituikulla. Jos haluat varakopiolta vain esim. kirjanpitotiedoston kir123.dbf (sinulla voi olla toinen nimi) laita tiedostomaskiksi kir123.dbf.

Datamiken siirtäminen toiseen mikroon

Jos olet vaihtamassa mikroa ja haluat siirtää Datamiken vanhasta mikrosta uuteen mikroon toimi seuraavasti:

Asenna uuteen mikroon Datamike viimeisimmältä asennus/päivityslevykkeeltä, jonka olet saanut.

Kopioi kaikki tiedostot vanhan mikron Datamiken -hakemistosta (yleensä c:\datamik) esim. muistitikulle.

Lopuksi kopioi muistitikulta kaikki tiedot uuden koneen Datamiken asennushakemistoon.

Pikavarakopion tekeminen

Nopein tapa ottaa varakopio on kopioida suoraan kovalevylle toiseen hakemistoon toimi seuraavasti:

Jos haluat palauttaa pikavarakopion toimi seuraavasti:

Kysymyksiä

Kun teen varakopioita ohjelma ilmoittaa, että jotkut tiedostot eivät onnistuneet.

Tallennusmedialle mahtuu rajallinen määrä tietoa. Jos kaikki ei mahdu ohjelma pyytää uutta tyhjää diskettiä, johon se jatkaa jäljellä olevien tiedostojen varakopiointia.

Jos jokin tiedosto on niin suuri, ettei se sellaisenaan yksin mahdu tyhjällekään muistitikulle tms. syytä käyttää isompaa mediaa.

Windows XP ja Vista ja uudemmissa järjestelmissä sinulla täytyy olla käyttöoikeudet siten, että voit tehdä varakopioita. Administrator tai Järjestelmän valvoja -oikeudet yleensä rittävät.

Hain varakopion CD-ROM asemalta. Nyt Datamike ei käynnisty!

Kun tiedostot haetaan CD-ROM asemalta kovalevylle niistä pitää muuttaa ns. read-only atribuutti takaisin normaaliksi. Useimmat CD-ROM asemat tekavät sen automaattisesti. Jos näin ei ole tapahtunut muuta ko. atribuutti esim. Windowsin tiedostoselaimella.

 Tein jotain ja nyt olen hukannut kirjanpitotiedostoni! Saan jatkuvasti -60 -virheilmoituksen!

Virheilmoituksessa yleensä lukee mikä tiedosto on kadonnut (esim. kir1.dbf tms.)

Datamiken tietokantojen muokkaaminen

Oheisilla ohjeilla voit muokata Datamiken tietokantoja.

Esimerkki: Yritys/yhteisö -kenttää on saatava 10 merkkiä pidemmäksi

Huom! Tällä tavalla voit tehdä muutoksia muihinkin Datamiken tietokantoihin. Älä tee liian suuria muutoksia: muuta kentän pituus esim. kymmenestä sadaksi tms.. Älä myös muuta kenttien nimiä tai tyyppiä. Jos tyyppi on D (kyseessä on päivämäärä kenttä) älä muuta kentän pituutta. Jos kenttä on on tyyppiä N (numero) pituus ja desimaalit tarkoittavat seuraavaa: Pituus 12, Desimaalit 2: kenttä voi sisältää esim. numeron 123456789.12. Desimaalipiste lasketaan mukaan kentän pituuteen.

Älä muuta pituuksia pienemmäksi ja noudata yleensäkin varovaisuutta kenttien muuttamisessa. Jos mahdollista vältä turhaa muuttelua sillä esim. uuden päivityksen yhteydessä tekemäsi muutokset saattavat kadota. Yleensä kuitenkin ohjelma säilyttää pidennys muutokset.

Toinen tapa tehdä muutoksia on seuraava:

Kriteerilomakkeet

Kun Datamikessä halutaan tulostaa jotain asiakasrekisteritietoja, reskontralistauksia, kirjanpidon tietoja, varastonhallinan tietoja, viivakoodilistauksia jne. Datamike tuo esiin ns. kriteerilomakkeen. Kriteerilomakkeella määritetään raunaehdot, että mitä tulostetaan ja mitä ei. Kriteerilomake muistuttaa useassa tapauksessa varsinaista lähtötietojen täyttöruutua. Kriteerilomakkeessa kentät ovat pääasiassa tyhjät tai nolla. Päivämääräkentissä on aina jotkut päivämäärät. Aluksi niissä on useimmiten “kaikenkattava“ aikaväli.

Useimmissa kriteerilomakkeissa (kirjanpito, asiakasrekisteri, tuoterekisteri) on myös tehokas poista, korvaa, kopioi -toiminto. Katso tarkemmin: Siirrä, poista, korvaa

Osastojaottelusta enemmän tässä.

Kriteerilomakkeen tiedot voi tallentaa muistiin painamalla nappia Asetusten tallennus/käsittely. Esiin avautuvassa ikkunassa anna sopiva otsikko ja valitse Tee näistä asetelmista kokonaan uusi asetus ja paina OK. Ohjelma luo tällöin kriteeri-ikkunaan valikon, jossa on äsken luotu asetelma. Klikkaamalla sitä ohjelma täyttää kriteeri-ikkunan kenttiin halutut asetelmat.

Kriteerilomakkeessa täytät kriteerikenttiin (ikkunassa olevat valkoiset laatikot eli kentät) sopivat tiedot. Sitten valitset ikkunassa (yleensä oikeassa ylänurkassa) olevasta valikosta minkä tulostus tms. vaihtoehdon haluat. Lopuksi paina OK -nappia. Joissain kriteeri-ikkunoissa on lisäksi nappeja (esim. Siirrä, korvaa, poista), jotka käynnistävät suoraan muun toiminnon kuin valikosta valitun.

Joissain kriteerilomakkeissa kenttien vieressä on ruksattava vaihtoehto Ei ehto. Ei ehdolla kerrot, että haluat tulostaa, raportoida tms. sellaiset asiat, joissa ei ole valitussa kriteeri-kentässä ilmoitetua tietoa. Katso alempana oleva esimerkki Tulostetaan päiväkirja tietyltä aikaväliltä, ei huomioida tilinavauksia miten sitä käytetään.

Tulostetaan päiväkirja tietyltä aikaväliltä

Ohessa esimerkki miten tulostetaan esimerkiksi kirjanpidossa päiväkirja aikaväliltä 1.2-30.4.2009:

  1. Päävalikosta valitse Kirjanpito ja sieltä edelleen Printtaa/laske.
  2. Esiin tulee kirjanpidon kriteerilomake. Lomakkeelle kirjataan Kuitin päivä aikaväliksi 01.01.2009 ja 30.04.2009. Muut kentät jäävät ennalleen.
  3. Valikosta valitaan Tulosta normaali päiväkirja ja painetaan OK Printtaa/laske.

Tällöin ohjelma tulostaa vain ne tositteet jotka on päiväys on em. aikavälillä. Muut kirjanpidon kortit sivuutetaan.

Tulostetaan päiväkirja tietyltä aikaväliltä, ei huomioida tilinavauksia

Ohessa esimerkki miten tulostetaan esimerkiksi kirjanpidossa päiväkirja aikaväliltä 1.2-30.4.2000. Tulostuksessa ei haluta huomoida tilinavausvientejä. Tilinavausvientikorteissa on toisessa kommentti-kentässä aina teksti tilinavaus.

  1. Päävalikosta valitse Kirjanpito. Kuhunkin tiliavausvientiin laita toiseen kommenttikenttään teksti tilinavaus (jollei näin ole jo ennestään tehty). Kun näin on tehty ja jokaisessa tilinavausviennissä on tämä yhteinen kooditeksti paina nappia Printtaa/laske.
  2. Esiin tulee kirjanpidon kriteerilomake. Lomakkeelle kirjataan Kuitin päivä aikaväliksi 01.01.2000 ja 30.04.2000. Toiseen kommentti-kenttään laitetaan kooditeksti Tilinavaus ja Ei ehto ruksataan päälle. Muut kentät jäävät ennalleen. Tässä siis määritetään, että emme haluat tulostaa sellaisia vientejä, joissa on kommentti -kentässä teksti Tilinavaus.
  3. Valikosta valitaan Tulosta normaali päiväkirja ja painetaan OK Printtaa/laske.

Tällöin ohjelma tulostaa vain tositteet em. aikaväliltä. Ohjelma sivuuttaa ne tositteet, joissa toisessa kommentti-kentässä on teksti Tilinavaus, vaikka päivä olisi muuten sopiva. Muut kirjanpidon tositteet, jossa päivä ei ole sopiva sivuutetaan.

Tulostetaan päiväkirja halutulta projektilta/kustannuspaikalta tietyltä aikaväliltä

Ohessa esimerkki miten tulostetaan esimerkiksi kirjanpidossa päiväkirja aikaväliltä 1.2-30.4.2000 ja vain projektin A123 osalta. Jotta ohjelma tietää mikä tosite kuuluu mihinkin projektiin merkitse kirjanpidon syöttöruutuun kuhinkin korttiin esim. (ensimmäiseen) Kommentti -kenttään projekti tai kustannuspaikka.

  1. Päävalikosta valitse Kirjanpito ja sieltä edelleen Printtaa/laske.
  2. Esiin tulee kirjanpidon kriteerilomake. Lomakkeelle kirjataan Kuitin päivä aikaväliksi 01.01.2000 ja 30.04.2000. Lisäksi kenttään Kommentti laitetaan A123.
  3. Valikosta valitaan Tulosta normaali päiväkirja ja painetaan OK Printtaa/laske.

Tällöin ohjelma tulostaa vain tositteet em. aikaväliltä ja niistäkin vain ne, joissa ensimmäisessä Kommentti -kentässä (alussa, lopussa, keskellä tms.) on merkintä. Muut kirjanpidon kortit sivuutetaan.

Tulostetaan listaus avoinna olevista laskuista

Ohessa esimerkki miten tulostetaan reskontalistaus aikaväliltä 1.2-30.4.2009.

  1. Päävalikosta valitse Reskontra.
  2. Esiin tulee reskontran kriteerilomake. Lomakkeelle kirjataan Eräpäivä aikaväliksi 01.01.2009 ja 30.04.2009. Lisäksi kenttään Projekti/viitteenne laitetaan LA.
  3. Valikosta valitaan Tulosta sopivat ja painetaan OK Printtaa/laske.

Tällöin ohjelma tulostaa vain laskut jotka ovat avoimet (merkintä LA).

Edellämainittu systematiikka kriteerilomakkeessa mahdollistaa mitä erilaisimmat haut, laskennat ja listaukset. Edellytyksenä on, että Datamiken eri tietokantoihin (varastonhallinta, reskontra, asiakasrekisteri, kirjanpito jne.) annetaan sopivat tiedot. Esim. jos asiakasrekisterissä annat osoitteet asiaankuuluvasti, mutta kaupungiksi annat esim. Helsinki, HKI, hki jne. ohjelma ei poimi hakusanalla helsinki edelläolevia tapauksia. Jos syöttölomakkeella on päivämääräkenttiä näihin täytyy antaa sopiva päivä. Jos syöttölomakkeella olevan päivämäärän jättää tyhjäksi tälläinen kortti/tietue/rivi useimmiten sivuutetaan.

Tulostetaan tuoterekisterilistaus tietyltä aikaväliltä

Ohessa esimerkki miten tulostetaan tuoterekisterilistaus huomioiden aikaväliltä 1.2-30.4.2009.

  1. Päävalikosta valitse Tuoterekisteri, varastonhallinta. Esiin tulevassa tuotekortissa paina nappia Tuoterekisteri printtilistaus.
  2. Esiin tulee tuoterekisterin kriteerilomake. Lomakkeelle kirjataan Varastohallinnan alku ja loppupäiviksi 01.01.2009 ja 30.04.2009. Valikosta valitaan Päivitä varaston arvot normaalimenetelmällä ja paina Ok Printtaa/laske nappia. Esiin tulee valikko, josta valitse kohta Huomioi kriteerit "Varastonhallinnan alku ja loppupäivät" ja paina Ok.
    Ohjelma laskee uudet arvot tuotekorttien kenttiin Arvo ja Nykytilanne niin, että ne heijastavat em. aikaväliä. Näin siksi, että nimenomaan Tuoterekisterilistaus käyttää niitä. Muista kriteerilomakkeen listauksia tulostettaessa tätä kohtaa ei tarvitse suorittaa.
  3. Valikosta valitaan Tuoterekisteri listaus ja painetaan OK Printtaa/laske. Esiin tulee sopiva listaus.
  4. Lopuksi muutetaan takaisin Arvo ja Nykytilanne. Lomakkeelle kirjataan Varastohallinnan alku ja loppupäiviksiesim. 01.01.1990 ja 31.12.2015 (loppupäivä valitaan pitkälle tulevaisuuteen) Valikosta valitaan Päivitä varaston arvot normaalimenetelmälläja paina Ok Printtaa/laskenappia. Esiin tulee valikko, josta valitse kohta Huomioi kriteerit "Varastonhallinnan alku ja loppupäivät" ja paina Ok.
    Ohjelma laskee uudet arvot tuotekorttien kenttiin Arvo ja Nykytilanne niin, että ne heijastavat em. aikaväliä (eli kaikkia tapahtumia varastonhallinnassa).
    Tätä kohtaa ei tarvitse suorittaa jos kohta 2 on sivuutettu.

Siirrä, poista, korvaa

Useimmissa kriteerilomakkeissa (kirjanpito, asiakasrekisteri, tuoterekisteri) on tehokas poista, korvaa, kopioi -toiminto. Sitä käytetään esim. seuraavissa tilanteissa:

  1. Kirjanpitotiedostossasi on jo monen vuoden kirjanpito ja haluaisit poistaa edellisten vuosien tiedot disketille talteen.
  2. Olet tilikartassa muuttanut yhden tilin tilinumeron ja haluat, että kirjanpitokorttien tilinumerot muutetaan vastaavaksi.
  3. Haluat tulostaa asiakasrekisterista tietyt kortit, mutta haluat poistaa tietyt kortit tulostuslistasta poistamatta varsinaisia kortteja.

Muutama esimerkki valaisee parhaiten toimintoja.

Huom! Tämän toiminnon avulla voidaan myös helposti sotkea tietokantoja. Ota varmuuden vuoksi varakopioi, jos jotain menee pieleen.

Esimerkki 1. Siirrä pois vanha tilikausi.

Sinulla on kirjanpidossa vuodet 1999 ja 2003. Vuodet 1999-2001 ovat täysin valmiina ja haluat siirtää sen pois. Toimi seuraavasti:

  1. Päävalikosta valitse Kirjanpito ja sieltä edelleen Printtaa/laske.
  2. Kuvaruutuun tulee kirjanpidon kriteerilomake. Päivämääräväliksi 01.01.1999 ja 31.12.2001 ja tiedon kirjausväliksi mahdollisimman kaikenkattava aikaväli. Muut kohdat (kriteerit) jätä tyhjäksi tai nollaksi.
  3. Paina nappia Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa. Esiin tulee valikko, josta valitse Siirrä tiedot ja poista tästä. Ohjelma kysyy mihin tiedostoon. Kirjoita uusi nimi, esim. VU9901.DBF ja paina Ok. Ohjelma pyörii hetken ja sen jälkeen Vuosien 1999-2001 tositteet ovat pois nykyisestä kirjanpidosta ja tallennettuna tiedostoon VU9901.DBF.

Esimerkki 2. Poista vanhoja varastotietoja varastonhallinnasta.

Haluat poistaa pari vanhaa vuotta varastonhallinnasta, esim. vuodet 2001-2002. Toimi seuraavasti:

  1. Päävalikosta valitse Tuoterekisteri, varastonhallinta ja sieltä edelleen Tuoterekisteri printtaus.
  2. Kuvaruutuun tulee kriteerilomake. Ennen varsinaista poistamista pitää Aloitusvarastomäärä päivittää. Laita aikaväli 01.01.1900 - 31.12.2002 kenttiin Varastonhallinnan alku ja loppupäivät. Sitten valitse valikosta Päivitä varastonarvot normaalimenetelmällä ja paina OK printtaa/laske. Nyt ohjelma on muuntanut Nykytilanteen kunkin tuotekortin kohdalla sellaiseksi, että varastossa olisi vain em. aikavälillä tapahtumia.
  3. Seuraavaksi siirretään Nykytilanne Aloitusvarastomääräksi. Paina Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa. Esiintulevassa valikossa valitse Tuoterekisteristä ja paina OK. Valitse Korvausoperaatio ja paina OK. Valitse Korvaus ohjelmointikäskyllä ja paina OK. Nyt esiin tulee tekstieditori, johon laita riville apu=tilanne ja sulje tekstieditori. Windows kysyy haluatko tallentaa muutokset ja vastaa kyllä. Esiin tulee ikkuna Tallenna erilliseen tiedostoon vastaa tähän Peruuta. Ohjelma kysyy vielä haluatko jatkaa ja vastaa Kyllä. Ohjelma kysyy mikä kenttä korvataan ja valitse ALOITUS ja paina OK.
  4. Paina nappia Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa. Paina Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa. Esiintulevassa valikossa valitse Varastosta ja paina OK. Esiin tulee valikko, josta valitse Siirrä tiedot ja poista tästä. Ohjelma kysyy mihin tiedostoon tallennetaan. Anna esim. apu.dbf ja paina OK. Ohjelma pyörii hetken ja sen jälkeen palaa takaisin.

Esimerkki 3. Muuta tilinumero.

Olet muuttanut tilikartasta tilin numeron 23:sta tiliksi 1900. Toimi seuraavasti:

  1. Päävalikosta valitse Kirjanpito ja sieltä edelleen Printtaa/laske.
  2. Kuvaruutuun tulee kirjanpidon kriteerilomake. Päivämääräväliksi laita kaikenkattava aikaväli ja tiedon kirjausväliksi mahdollisimman kaikenkattava aikaväli. Tilinumeroksi laita 23. Muut kohdat (kriteerit) jätä tyhjäksi tai nollaksi.
  3. Paina nappia Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa. Esiin tulee valikko, josta valitse Korvausoperaatio. Ohjelma kysyy mihin kenttään tehdään korvaus. Valitse TILINO ja paina Ok. Kirjoita uusi nimi, 1900 ja paina Ok. Ohjelma pyörii hetken ja sen jälkeen palaa takaisin.
  4. Nyt on siis korvattu kaikki tilinumerot. Seuraavaksi korvataan vastatilit. Kuvaruudussa on nyt kirjanpidon kriteerilomake. Päivämääräväliksi laita kaikenkattava aikaväli ja tiedon kirjausväliksi mahdollisimman kaikenkattava aikaväli. Vastatiliksi laita 23. Muut kohdat (kriteerit) jätä tyhjäksi tai nollaksi.
  5. Paina nappia Siirä, korvaa tai poista tiedostoa. Esiin tulee valikko, josta valitse Korvausoperaatio. Ohjelma kysyy mihin kenttään tehdään korvaus. Valitse KOHDISTUS ja paina Ok. Kirjoita uusi nimi, 1900 ja paina Ok. Ohjelma pyörii hetken ja sen jälkeen palaa takaisin. Nyt on kaikki selvä.

Kriteerien käyttö taulukoissa

Joissain taulukoissa voidaan määrittää näkymä, jolla voidaan väliaikaisesti rajoittaa mitä taulukossa näkyy. Esimerkiksi valaisee asiaa:

  1. Päävalikosta valitse Asetukset ja tiedostot ja sieltä edelleen Varasto -nappia.
  2. Kuvaruutuun tulee kaikkien asiakkaiden varastotiedot. Haluat selata niitä rivejä, joissa lukee osto. Valitse pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä Siirrä, korvaa, poista.
  3. Esiin tulevassa ikkunassa valitse SELITE1, kohtaan "Anna kriteeri tähän" laita osto ja paina Lisää kriteeri. Lopuksi paina Selaile näillä kriteereillä.
  4. Taulukko palaa takaisin. Nyt siinä näkyy vain sellaiset rivit, joissa kriteeriksi annettu sana. Muut rivit ovat väliaikaisesti piilossa. Jos haluat nähdä ne taas poistu taulukosta ja palaa takaisin. Voit myös tehdä em. kriteeri -toiminnon ilman kriteeriä.

Ikkunassa on myös Valitse kenttä tästä viimeisenä "Oma kriteeri". Tätä kohtaa voit käyttää mikäli tunnet Datamiken ohjelmointikieltä. Valitsemalla tämän ja antamalla kriteeriksi esim. hinta>5 ja sitten painamalla Selaile näillä kriteereillä taulukossa alkaa näkyä vain ne rivit, joilla hinta on suurempi kuin 5. Tätä vaihtoehtoa voit käyttää erikoisempiin asioihin. Lisää tietoa voi kysyä Datamiken neuvonnasta.

Valuuttojen käyttö

Datamike tietokannoissa on summien lisäksi usein myös kenttä valuutalle ja sen päivälle. Datamike käyttää tätä kenttää siten, että vieressä oleva summa kerrotaan valuutan mukaisella kertoimelle tulostuksissa ja laskennoissa. Valuuttoja vastaavat kertoimet on ohjelman valuuttarekisterissä.

Haluat syöttää Datamikeen sekaisin Euroja ja muita valuuttoja, mutta haluan tulostaa ne euroina

Valuutat voidaan laittaa seuraavasti:

Huomaa kuinka EUR/EQU valuuttojen kohdalla on SUMMA -kerroin 1. Jos siis annat esim. hinnaksi 150 EUR ohjelma laskee sen 150.

Valuuttoja voi siis laittaa eri aikaväleille. Ohjelma pyrkii esim. laskun päiväyksestä laskemaan sopivan kurssin.

Kuvassa on myös USD;n kurssi loppusyksystä 2004. Jos 150 USD tuote, lasku, kirjanpitovienti sille päivälle tai sen jälkeen annettu ohjelma laskee sen 150 x 0.7452 = 111.78.

Mikäli LAJI -sarakkeeseen on laitettu 1 käytetään käänteistä kerrointa. Esim. 150 FIM lasketaan 150 x 1/5.94573 = 25.23.

Kun syötät markkamääräisiä summia laita markat summakenttiin ja valuuttakenttään FIM. Vastaavasti laita muu valuutta samalla tavalla. Euroissa ei valuutta tunnistetta tarvita (valuutaksi, voi toki laittaa myös EUR) koska taulukossa on "tyhjä" valuutta ylimpänä.

Eri valuuttojatoiminnoista on myös opastevideo. Usein ikkunoissa on tämä jo neuvossa, mutta lisäksi päävalikossa voit painaa Käyttöohjeet, opastevideot ja valitse Eri valuuttojen käyttäminen ja paina Katso opastevideo.

Datamiken ohjelmoitavuus, tulosteiden muokkaaminen

Datamiken mukana tulee ohjelmamoduleja, jotka ovat valmiita hyödynnettäväksi sellaisenaan. Nämä ovat ns. lähdekielimuodossa eli teksti-tiedostona, joita käyttäjä pystyy muokkaamaan. Siihen voidaan käyttää esim. Windowsin Notepad tekstieditoria. Muuttamalla Datamiken ohjelmien ns. lähdekoodia käyttäjä voi mm. muuttaa ohjelman otsikoita ja tekstejä, lomakkeita, kenttiä, ym.. Käyttäjä voi myös luoda kokonaan uusia ohjelmia. Datamike sisältää yli 250 erilaista käskyä ja funktiota, joiden avulla käyttäjä voi lähes rajattomasti kasvattaa Datamiken ohjelmien ominaisuuksia.

Mikäli Datamikellä laaditaan kokonaan uusi ohjelma tai olemassa olevaa ohjelmaa muokataan, muokattu ohjelmamoduli on syytä tulkata sopivaan muotoon käskyllä painamalla päävalikossa nappai Käännä tiedosto. Esim. jos ohjelmaan luo.prg on tehty muutoksia ja ne halutaan päivittää systeemille painetaan päävalikossa nappia Käännä tiedosto ja annetaan ohjelman nimi, johon tehtiin muutoksia. Mikäli ohjelma on kunnossa; siinä ei ole ns. kielioppivirheitä, ohjelma voidaan sen jälkeen käynnistää painamalla nappia Aja ohjelma. Osa kielioppivirheistä voi ilmaantua käynnistämisen jälkeen. Jos näin on, Datamike ilmoittaa virheestä ja palaa takaisin perusnäyttöön.

Datamiken ohjelmointikieli on yhteensopiva ns. Xbase -kielen (aiemmin nk. dBase -kieli) kanssa, jolla on miljoonia käyttäjiä. Xbase -kieli on helppokäyttöinen ja tehokas ohjelmointikieli, johon nojaavat johtavat tietokantaohjelmat kuten Microsoft Foxpro, dBase ja lukuisat muut ohjelmat.

Miten voin muuttaa itse Datamikeä?

Ohessa esimerkki miten päävalikosta poistetaan nappi Kirjanpito:

Datamiken ohjelmiin voi tehdä muutoksi Etsi/Korvaa toiminnolla ilman, että käytetään ohjelmaeditoria. Voit helposti muuttaa erilaisia otsikkoja ja vakiotekstejä.

Mistä tiedän mikä Datamiken PRG ohjelma tai tietokanta on käsittelyssä?

Kun jokin Datamiken ikkuna on esillä paina ikkunan silmäikonia ja valitse "Näytä ohjelmatietoja", jolloin esiin ilmestyy tietoja Datamikestä. Ohessa esim. asiakas.prg on aktiivinen ohjelma (asiakas.dmf on sen konekielinen versio).

Datamiken tietokantojen käsittely Excelillä

Datamike tallentaa tiedot ns. DBF -formaatissa, joka on useat muut tietokanta- ja taulukko-ohjelmat tukevat. Monet ohjelmat käyttävät melkein yksinomaan tätä formaattia, mm. dBase III-V ja Microsoft FoxPro.

Excelillä avaat kirjanpitotiedoston (tässä esim. kirj10.dbf) seuraaasti:

HUOM! Nämä ohjeet on Excel 4.0 versiota varten, mutta toiminnot ovat vastaavanlaiset uudemmissa Excel -ohjelmissa.

Datamiken käyttö Open Office Calc -ohjelmassa sama onnistuu samalla tavalla.

Taulukkoon tietoja syöttäessäsi huolehdi seuraavista asioista:

Miksi Datamike ei osaa lukea Excelillä käsiteltyä tiedostoa?

Monet Excel -versiot tallentavat DBF tiedoston virheellisesti (vaikka tiedostoon ei olisi kirjoitettu mitään uutta). Useimmat Excel -versiot käsittelevät hankalasti DBF tietokantoja. Excelin sijaan voit käyttää MS Works -ohjelmistoa, joissa näitä ongelmia ei esiinny.

Excelin tallennusvirhe ilmenee kun esim.:

Em. virhettä ei tule mm. MS Works, Quattro Pro, Symphony ja 1-2-3 taulukkolaskentaohjelmilla.

Asian saa korjattua kuitenkin helposti:

Avaa Excelillä esim. kirjanpitotiedostosi taulukkosi ja katso esim. mitä lukee esim. viimeisessä sarakkeessa, joka on numerosarake.

Esim. numerosarakkeessa VKREDIT näyttää olevan numeroita, mutta todellisuudessa Excel on tallentanut tekstiä ko. sarakkeeseen. Esim. numero 540.00 onkin teksti "540.00 ". Tämän seikan huomaa mm. siitä, että "540.00" on tasoitettu sarakkeen vasempaan reunaan. Esim. sarakkeessa VDEBET on todellakin numero 17.00 alla eli ko. sarake on OK.

Laita sarakkeeseen VKREDIT otsikon alle esim. 0.00 (numero) ja tallenna (Tallenna nimellä/Save As) taulukko muodossa "DBF 3". Sen jälkeen sulje tiedosto (Excel saattaa kysyä haluatko tallentaa tiedoston uudestaan, vaikka se juuri tallennettiin, tähän vastaa ei) ja avaa se uudestaan.

Viimeisen sarakkeen pitäisi näyttää sen jälkeen seuraavalta (kt. kuva)

Nyt tiedosto pitäisi olla kunnossa ja voit sulkea sen ja käsitellä Datamikellä.

Miksi excel ei tallenna uusia rivejä?

Excel 4.0/5.0

Kun lisää uusia riviä Excelillä Excel ei tallenna niitä DBF tiedostoon ellet määritä aluetta, jolla uudet rivit ovat. Alueen määritys tapahtuu Excel 4.0 ja 5.0 seuraavasti:

Tämän jälkeen uudet rivit tallentuvat myös.

Excel 97 ja uudemmat versiot

Excel 97 ja mahdollisesti uudemmilla versioilla tallennus tapahtuu seuraavast (nämä komennot ovat englanninkielisestä Excelistä):

Tämän jälkeen uudet rivit tallentuvat myös.

Virhetilanteet

Monet "kummalliset" virhetilanteet johtuvat Windowsin käyttöoikeuksien puuttumisesta. Jos sinulla ei ole oikeuksia tallentaa tietoja ei ohjelma luultavasti toimi. Kokeile käyttää täysillä käyttöoikeuksilla (ns. Administrator tai Järjestelmänvalvoja -oikeuksilla).

Tarkista myös säännöllisesti, että kovalevyllä on levytilaa vapaana. Jos käytössä on useita kovalevyjä tarkista erityisesti se kovalevy, johon Windows on asennettu.

Varmin keino välttää ikävä tiedon uudelleen syöttäminen on tehdä säännöllisesti varakopiot tärkeistä tiedostoista.

Jos Datamike tuntuu menevän jumiin ja Esc nappi ei toimi

Eri tilanteissa Datamike käyttää esim. Windowsin Notepad (Muistio) ohjelmaa. Yleensä Datamike odottaa, että Notepad on lopettanut. Jos kuitenkinkin kesken Notepadin toiminnan vaihdetaan Datamike "päälle" klikkaamalla jotain Datamiken ikkunaa Notepad saattaa jäädä piiloon Datamiken ikkunan taakse. Tällöin napit painuvat alas Datamikessä jne. mutta muuta ei tunnu tapahtuvan. Sulje silloin Notepad ja kontrolli palaa takaisin Datamikeen,

Virhetilanne saattaa johtua monesta eri asiasta: kovalevyltä/disketiltä saattaa muisti loppua kesken, mikrosta loppuu muisti, printteristä loppuu paperi tai MIKKO.EXE tai muut ohjelman tiedostot ovat jotenkin vioittuneet.

Mikäli Datamiken ohjelmatiedostoja on muutettu, saattaa muutos olla virheellinen, jolloin ko. ohjelma ei toimi. Esimerkiksi, jos teit muutoksia laskulomakkeeseen ja nyt se ei toimi kokeile jotain toista lomaketta.

Virhetilanne 910, 70, 310 tai 210 (yleiset ohjeet)

Ohessa korjaustoimenpiteet, jos Datamike ilmoittaa virheestä 910 tai 70. Ko. virhe merkitsee, että jokin tietokanta mitä ohjelma käyttää on mennyt rikki. Tietokanta saattaa mennä rikki mm. seuraavissa tilanteissa:

Yleensä jos Windows tuntuu menevän jumiin on syytä kokeille Reset/virta pois -näppäimien sijaan Ctrl+Alt+Del näppäinyhdistelmää Windowsin lopettamiseksi. Em. näppäinyhdistelmä lopettaa Windowsin "hyvässä järjestyksessä".

Ohessa ohjeet, joilla useimmat tietokantahäiriöt saadaan korjattua:

Kokeile nyt onnistuuko toiminnot.

Virhetilanne 60

Tämä johtuu siitä, että Datamiken käyttämä tiedosto on kadoksissa. Tässä esimerkki esim. kirjanpitotiedoston etsimisestä.

Esikatseluikkunaa ei tule

Tämä johtuu siitä, että Datamiken käyttämä tiedosto esik.dat on mennyt rikki. Poista em. tiedosto seuraavasti:

Tiedostojen virheensieto

Datamike tallentaa tietoja aina sopivin välein kovalevylle aina sitä mukaa kun tietoja syötetään. Näin uusista syötetyistä tiedoista säilyy melkein kaikki, vaikka esim. sähkökatko yllättää. Em. tapauksessa mahdollisesti vain se kortti, jota oltiin juuri käsittelemässä ei ehdi tallentua kovalevylle.

Muut virhetilanteet

Mikäli ohjelma törmää muuhun yllättävään virhetilanteseen kuvaruutuun ilmestyy pieni valikko, jossa ohjelma ilmoittaa törmänneensä virhetilanteeseen. Kuvaruudussa näkyy myös laatikko, jossa on lisäinformaatiota (mm. rivinumero PRG tiedostosta, jolla virhe sattui). Tilanteesta riippuen käyttäjä voi valita ohjelman lopettamisen, virhetilanteen ohittamisen (harvoin onnistuu, periaatteessa "ohittaminen" onnistuu useimmiten vain jos kyseessä on paperin loppuminen kesken printtauksen). Jos valitaan paluu ohjelmaan Datamiken perusnäyttö tulee esiin ja käyttäjä voi jatkaa taas normaalisti. Jos valitaan lopettaminen Datamike loppuu ja käyttäjä palaa takaisin Windowsiin.

Kysymyksiä ongelmatilanteista

Esiin tulee Windowsin valkoinen virheilmoitus ja ohjelma keskeytyy. Mistä se johtuu?

Valkoiset virheilmoitukst ovat Windowsin omia virheilmoituksia. Datamiken omat virheilmoitukset ovat harmaalla pohjalla. Näille Windowsin virheilmoituksille ei paljon mitään voi tehdä. Käynnistä Windows uudestaan ja kokeile uudestaan toimintoa.

Uusimpien Windows versioiden kanssa on syytä hakea usein viimeisimmät korjausversiot Microsoftin päivityssivuilta Internetistä.

Tein jotain ja nyt olen hukannut kirjanpitotiedostoni! Saan jatkuvasti -60 -virheilmoituksen!

Virheilmoituksessa yleensä lukee mikä tiedosto on kadonnut (esim. kir1.dbf tms.)

Poistin vahingossa Datamiken hakemistosta tiedoston asiakas.prg eikä minulla ole siitä varakopiota

Jos olet hukannut jonkun Datamiken alkuperäisen tiedoston voit palauttaa sen takaisin seuraavasti. Huom! Tämä ohje pätee vain sellaisille tiedostoille, jotka asentuvat ohjelman mukana.

Nyt on alkuperäinen tiedosto takaisin.

Puhelineuvonta, Internet ja etäneuvonta

Ellei virhetilanteet selviä edellä mainituilla tavoilla voit kysyä neuvoa S&J Soft Systemsiltä: puh. 0400 467 574 tai Internet www.datamike.com ja posti@datamike.com tai
www.datamike.fi ja posti@datamike.fi.

Ennen yhteydenottoa kokeile, että virhetilanne esiintyy säännöllisesti eikä esim. katoa kun Windows ja mikro käynnistetään uudestaan. Jos tilanne ei enää toistu on virheen paikantaminen vaikeaa (tarpeetontakin jos virhetilanne ei toistu).

Jos soitat puhelimitse ...

Puhelimella soitettaessa jos suinkin mahdollista ole mikron ääressä (älä sammuta mikroa ennen soittamista), jotta neuvo virhetilanteen korjaamiseen voidaan helpommin antaa. Näin siksi koska neuvominen puhelimessa etenee yleensä seuraavasti:

Soittaja:

Kirjanpidossa tulostaminen ei tunnu onnistuvan. Missä vika?

Datamiken neuvonta:

Jaaha. Paina päävalikossa nappia XX ja kerro mitä lukee kentässä YY.

Jos soittaja ei ole mikron ääressä neuvonta pysähtyy siihen, ettei voida kertoa mitä kuvaruudussa näkyy.

Pyri selittämään ongelma yksiselitteisen selvästi selittäen jokainen napinpainallus.

Esim. näin:

Kun painan päävalikossa Kirjanpito ja sitten nappia Tulosta merkityt rivit eteeni tulee virheilmoitus XX, jossa lukee YY.

Ei näin:

Täältä tulee joku kirjanpitovirhe. Miten hoidan sen kuntoon?

Etäneuvonta

Datamiken tuki voi myös neuvoa "kädestäpitäen" ns. etäneuvontasysteemin avulla. Tätä varten tarvitset internetyhteyden. Puhelimessa annetaan tarkemmat ohjeet.

Jos lähetät kirjeen tai sähköpostia

Kysymysten lähettäminen sähköpostitse on yleensä varmin tapa saada neuvo. (posti@datamike.com tai posti@datamike.fi)

Voit kysellä myös Datamiken keskustelufoorumilla: www.datamike.com tai www.datamike.fi

Liitä kysymyksen mukaan aina yhteystietosi.

Jos lähetät mukana malli tulostuksen liitä vain tarpeellinen aineisto. Älä liitä mukaan sivutolkulla tulosteita. Ympyröi kynällä tärkeät kohdat. Ohessa ohje miten saat kätevästi esim. sähköpostiin liitettyä kuvan tallentamistasi tiedoista:

Datamiken opastevideot

Datamiken opastevideot saa esille painamalla päävalikossa Käyttöohjeet, opastevideot -nappia. Esiin tulee ikkuna, josta voit valita alhaalla olevasta valikosta sopivan opasteen ja sitten nappia Katso opastevideo. Mikäli em. ikkunassa ei ole valikkoa opastevideoita ei ole mahdollisesti asennettu. Saat ne käyttöön kopioimalla asennus CD:tä kaikki AVI tiedostot Datamiken hakemistoon.

Opastevideoita saa myös esiin eri ikkunoissa painamalla keltaista "?"-nappia.

Kun opastevideo on päällä siinä on seuraavat toiminnot: