Kellokorttisysteemi

Kellokorttisysteemillä voidaan seurata työaikoja ja miten paljon tunteja tehdään työntekijäkohtaisesti ja projektikohtaisesti.

Alustavat toimenpiteet

Kutakin työntekijää kohden pitää asiakasrekisteriin perustaa oma kortti. Kellokorttisysteemi seuraa asiakkaan reskontrakoodia, joten kunkin työntekijän pitäisi muistaa oma koodinsa. Ohjelma antaa työntekijöille tai asiakkaille reskontrakoodin itse. Jos haluat muuttaa tai katsoa reskontrakoodia mene asiakkaan kohdalle ja valitse pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä Reskontrakoodi.

Jos työaika haluaan eritellä projekteihin tai työkohteisiin kullekin työntekijälle pitää laittaa projektikoodi (kt. miten projektikoodi saadaan hyvin jäsenneltyä Ryhmittely eri tasoihin ja osastoihin). Em. koodi laitetaan asiakaskortin kommenttikenttään loppuosaan. Esim. työntekijän kommenttikentässä voi lukea Tullut töihin 1.1 T:123,567,895. Töihintuloaika on vain normaali kommentti työntekijästä, mutta T:123,567,895 kertoo systeemille, että työntekijä kuuluu projekteihin 123, 567 ja 895. Jos käytetään projekteja on syytä luoda myös tyhjä projekti (esim. koodi 000) sellaiselle työlle, jota ei käytetä mihinkään erityiseen kustannuspaikkaan.

Kellokorttisysteemin käyttäminen

Kellokorttisysteemi käynnistyy päävalikosta painamalla Kellokortti -nappia. Kellokortti jää odottamaan työntekijöitä.

Esimerkki: tullaan töihin, ei tehdä töitä millekään erityiselle projektille

Kun työntekijä, jonka reskontrakoodi on esim. 1505 (henkilön reskontrakoodin saat selville valitsemalla henkilön kortissa pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä Reskontrakoodi) aloittaa työnsä hän näppäilee 1505 ja painaa Enter -näppäintä. Vaihtoehtoisesti hän voi vetää viivakoodista em. koodin viivakoodilukijalla. Ohjelma näyttää työntekijän tiedot kuvaruudussa.

Kun päivä on päättynyt sama tehdään uudestaan. Tällöin ohjelma merkitsee ylös milloin työ päättyi. Mikäli työ päättyy seuraavana päivänä ohjelma huomioi tämän seikan.

Esimerkki: tullaan töihin, tehdään töitä projektille 123

Kun työntekijä, jonka reskontrakoodi on esim. 1505 aloittaa työnsä hän ruksaa kohdan Valitse projekti ja näppäilee 1505 ja painaa Enter -näppäintä. Vaihtoehtoisesti hän voi vetää viivakoodista em. koodin viivakoodilukijalla. Ohjelma näyttää työntekijän projektilistan tiedot kuvaruudussa. Valitse sopiva ja paina Ok

Kun päivä on päättynyt tai aloitaan työnteko uudelle projektille sama tehdään uudestaan.

Kellokorttitietojen syöttäminen käsin

Kellokorttitiedot voidaan syöttää käsin seuraavasti:

• Päävalikossa painetaan Kellokortti. Laita alku ja loppuajat Työ alkoi ja Työ loppui kenttiin.

Tiedot voi antaa myös toisaalla:

• Päävalikossa painetaan nappia Asiakasrekisteri/laskutus,
• Esiin tulee asiakaskortti. Etsitään käsille työntekijän kortti (käytä PgDn/PgUp näppäimiä tai Etsi -valikkoa) ja painetaan nappia Reskontra, laskutus, tapahtumat. Esiin tulee taulukko, jossa aikatiedot voidaan taulukkoon. Nimike -sarakkeeseen tulee T:päivämäärä alkuaika loppuaika jne. kuten esimerkissä.
  
  

Mikäli töitä tehdään jollakin projektille se merkitään Projekti/viitteenne -sarakkeeseen.

Kellokortisysteemiä voidaan käyttää siis myös erilaisten lomataulukoiden laatimiseen ja tulostukseen. Tästä lisää kt. jäljessä Gant-kaavio -otsikko.

Kellokorttisysteemin yksinkertaistaminen

Jos haluat pois nimi/osoite -taulukon ja kentät Työ alkoi ja Työ loppui toimi seuraavasti:

• paina päävalikossa nappia Asetukset ja tiedostot ja sitten vielä Muut asetukset, valuutat.
• esiin tulevassa ikkunassa ota ruksi pois kohdasta Kellokortissa käytössä myös lisätoiminnot.

Kellokorttiaikaraportti

Raportti ajankäytöstä saadaan listattua Datamiken reskontra -ohjelmalla.

• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Esiin tulevan ikkunan valikossa on kohta Kellokortti aikaraportti. Valitse se ja paina Ok.
• Esiin tulevassa ikkunassa valitse Tulosta raportti ja paina Ok..

Listauksessa näkyy raportti ja ajankäyttöstä henkilöittäin ja projekteittain ja/tai kustannus- paikoittain.

Gant -kaavio

Ajankäytöstä tai käsin syötetyistä tiedoista voidaan tulostaa eritasoisia Gant-kaavioita. Päävalikossa paina nappia Reskontra. Esiin tulevan ikkunan valikossa on kohta Kellokortti aikaraportti. Valitse se ja paina Ok. Esiin tulevassa ikkunassa valitse Tulosta Gant -kaavio ja paina Ok. Ohjelma kysyy aikaväliä ja suurennoskerrointa. Aikaväli kertoo Datamikelle mitkä päivät tulee näkyä tulosteessa. Suurennoskerroin (voi muuttaa välillä 0.5 - 10) kertoo systeemille kuinka yksityiskohtaisesti päivät eritellään. Kt. seuraavat kaksi kuvaa.

Ohessa suurennuskerroin on 10, jolloin listauksessa näkyy tunnin tarkkuudella päivät ajankäyttö.

Ohessa suurennuskerroin on 0.5, jolloin listauksessa näkyy päivän tarkkuudella päivät ajankäyttö. Em. kerroin soveltuu esim. jos kellokorttisysteemiä käytetään lomataulukon tulostamiseen.