Pankkiyhteysohjelma

Pankkiyhteysohjelmaa varten tarvitset pankista tarvittavat salasanat, asiakastunnukset ja ns. siirtoavaimet. Lisätietoja pankkiyhteysohjelmassa on myös kohdissa:

virhetilanteet

Testitunnukset

Pankkiyhteysohjelmaa on syytä testata ensin testitunnuksilla. Ohessa on esim. Nordean testitunnukset, joilla voit kokeilla laskujen maksua ja tiliotteiden hakua. Älä kokeile tiliotteiden hakua oikeilla tunnuksilla, sillä pankkisysteemit eivät sovellu hyvin (tiliotteita ei ehkä voi hakea uudestaan samalla viikolla).

Testitunnuksen siirtoavaimet voi syöttää painamalla nappia Uudet siirtoavaimet ja antamalla oheiset tiedot:

Pankkiyhteysohjelmaan on annettava eri kenttiin oikeat tiedot. Kun nämä alkuasetukset on valmiit voit kokeilla laskun maksamista tms..

Et pääse pankkiohjelmaan sisälle?

Pankkiyhteysohjelma kysyy heti aluksi salasanaa kun päävalikossa painat nappia Pankkiyhteys. Ensimmäisellä kerralla anna joku sopiva salasana. Ohjelma käyttää sitä jatkossa. Jos annoit salasanan ja olet nyt sen unohtanut pankkiyhteysohjelmaan ei päästä. Tällöin toimi seuraavasti:

• Päävalikossa paina nappia Asetukset ja tiedostot ja siellä nappia Poista tiedosto.
• Ohjelma kysyy tiedostonimeä, anna VAKIO.PAN ja paina OK/Kyllä.

Pankkiohjelman kentät ja napit

Ohjelmisto

Tähän laitetaan jokin tieto pankkiohjelmasta. Voit laittaa esim. Datamike.

Pankkitunnus, Rahalaitos -nappi, Versio

Tähän laitetaan pankkitunnus. Tämän tiedon saat pankista. Jos et tiedä pankkitunnusta paina nappia Rahalaitos, jolloin esiin tulee valikko, josta voit valita sopivan rahalaitoksen. Tällöin ohjelma myös laittaa sopivan tunnisteen tai numerosarjan Pankkitunnus -kentään. Yleensä pankkitunnus on mukana myös niissä papereissa, joissa kerrotaan mm. siirtoavaimet. Esim. OKOlla pankkitunnus on 001999207. Tämä on kuitenkin voinut muuttua joten tarkista asia vielä OKOlta.

Versio on yleensä 110. OKOlla se on 120. Nappia Rahalaitos painamalla ohjelma täyttää tämän kohdan. Samoin ohjelma täyttä napin viereen sopivan numeron (1=Nordea, 2=OKO, jne.).

Asiakastunnus

Asiakastunnuksen saat myös pankista tai rahalaitoksesta. OKOlla Asiakastunnus on Käyttäjätunnus Säästöpankilla ja Aktialla se on Linjatunnus. Nordealla vastaava on Solo asiakasnumero. Jotkut pankit (esim. Nordea) saattavat ilmoittaa asiakastunnuksen ilman numeroetuliitettä, joka on 9991 ja nollia niin, että asiakastunnuksesta tulee 17 merkkiä pitkä. Nordealla siis asiakastunnus 1234 ilmoitetaan (ei tosin aina) 99910000000001234.

Siirtoavaimen sukupolvi, Käyttöavaimen sukupolvi, Aseta sukupolvet -nappi

Kun pankkiyhteysohjelma otetaan käyttöön ensi kerrän tämä on nolla. ohjelman käytön aikana pankki saattaa automaattisesti muuttaa näitä numeroita. Pankki voi myös postitse toimittaa ilmoituksen, että näitä tai toista pitää muuttaa. Toimi silloin pankin ohjeiden mukaan.

Useimmiten sukupolvien vaihtuminen on automaattista ja käyttäjän ei tarvitse puuttua siihen.

Aseta sukupolvet nappia painamalla voit nollata sukupolvet. Esiin tulee valikko, josta valitse Nollaa sukupolvet ja paina OK. Tätä nappia käytetään oikeastaan silloin kun pankkiyhteyssukupolvet ovat jääneet jälkeen ja kaikkii täytyy aloittaa alusta. Valikossa on myös muita kohtia. Näitä käytetään harvoin ja silloinkin neuvonnasta erikseen saatujen ohjeiden mukaan.

Tilinumero -nappi

Tilinumero annetaan nollilla keskeltä topattuna. Laita tilinumero esim. 123-456 ja paina sitten Tilinumero -nappia. Ohjelma muuttaa sen 12300000000456. OKOlla laitetaan poikkeuksellisesti topattuna esim. seuraavasti: tili 5234-1678 laitetaan 52340010000678.

Ulkom. -asiakasno

Tähän laitetaan ulkomaan maksujen asiakasnumero. Tätä käytetään enään harvoin kun laskutus on EU:ssa stardardoitu muuten.

Y:

Tähän laitetaan Y-tunnus. Nordealla saatetaan laittaa kohtaan Y: ns. Liiketunnus tai Palvelutunnus. Osuuspankilla maksatustunnus on Datamiken Y: -tunnus.

Puhelin

Tähän laitetaan pankin modeemivälitteisen pankkiyhteyden numero. Pankit ovat luopuneet modeemivälitteisesti pankkiyhteydestä, joten tällä kentällä ei ole enää suurta merkitystä.

Ulkom. -asiakasnumero

Mikäli lähetät ulkomaanlaskuja laita sopiva asiakasnumero tähän. Perinteiset ulkomaanmaksut jäävät pois SEPA systeemin astuessa voimaan.

Uudet siirtoavaimet -nappi

Tästä voidaan antaa siirtovaimet, jotka pankki lähettää sinulle. Ohjelma kysyy ensin Siirtoavain 1:n ja sitten 2:n. Näistä ohjelma laskee erityiset tunnisteet Avaintarkiste ja Käyttöavain, jotka näkyvät napin alla. Jos siirtoavaimet ovat annettu oikein nämä vastaavat pankista saatuja vastaavia numeroita. Tunnisteet Avaintarkiste ja Käyttöavain tulevat yleensä pankista siirtoavain -paperien mukana.

Tietoliikkenne -nappi

Tällä voidaan asettaa erityisiä tietoliikenneasetuksia. Käytä tätä nappia jos saat siihen ohjeet erikseen neuvonnasta.

Valikko Verkko pankkiyhteys (ADSL, ISDN ym.)

Valitse tästä valikosta kohta Verkko pankkiyhteys (ADSL, ISDN ym.). Yleensä se on valittu jo valmiiksi. Valikossa on muitakin kohtia mm. modeemivälitteinen pakkiyhteys, mutta ne eivät ole enää käytössä pankeilla.

Tee uusi lasku -nappi

Tällä voidaan tehdä uusi lasku. Tästä tarkemmin jäljempänä olevissa esimerkeissä.

Tallenna tiedot -nappi

Annettuasi pankkiyhteysohjelman tiedot (eri kentät ja siirtoavaimet) voit tallentaa ne tällä napilla. Anna sopiva tiedostonimi ja laita tiedostoliitteeksi ”.PAN”. Esim. anna pankki.pan tms.. Kun poistut pankkiyhteysohjelmasta ohjelma tallentaa käsillä olleet tiedot VAKIO.PAN -nimiseen tiedostoon lisäksi.

Valitse tiedot -nappi

Tällä napilla voit hakea käsille aiemmin tallentamasi tiedot.

Viestit -nappi

Tällä napilla voi avata jonkin viestitiedoston, joka on muodostunut kun pankkyhteysohjelmaa käytetään. Erilaisia viestitiedostoja on mm.:/p>

• ASIAKAS
  Kun pankkiyhteysohjelmalla aletaan avaamaan yhteyttä pankkiin ohjelma muodostaa ASIAKAS -nimisen tiedoston, jossa on lähettäjän tietoja salattuna.
• KUITTAUS
  Kun yhteys pankkiin on avattu ohhelma vastaanottaa pankista usein erilaisia kuittaus -sanomia. Ne tallentuvat KUITTAUS -nimiseen tiedostoon. Joillakin pankeilla kuittaus-sanoma tallentuu esim. ASKUITTA tai KYSYMYS -nimisen tiedostoon. Yleensä kuittaussamoma sisältään jonkin luettavan tekstin esim. siitä miksi yhteys katkeaa. Katso tällöin rivin lopusta jos siellä on esim. selväkielistä tekstiä Aikaleima on käytetty tms. tai Esisanoma virheellinen.

Lähetä/hae pankkiaineisto -nappi, Keskeytä pankkiyhteys -nappi

Lähetä ... -napilla käynnistetetään/aloitetaan pankkiaineiston lähettäminen tai hakeminen. Tästä tarkemmin jäljempänä olevissa esimerkeissä.

Keskeytä ... -nappi keskeyttää meneillään olevan lähetyksen.

Lopeta (esc) -nappi

Painamalla tätä nappia palataan takaisin päävalikkoon. Myös Esc -nappi tekee saman asian.

Rastikohdat

Käyttäjä voi rastittaa useamman kahdan. Samalla voidaan esim. hakea viitetietoja ja lähettää laskuja.

Hae viitetiedot – rastikohta

Mikäli tämä on ruksattu ohjelma hakee viitetiedot pankista kun painat nappia Lähetä/hae pankkiaineisto. Nykyään viitetiedot sisältävät tarkimman listan tilille saapuneista tapahtumista.

Hae päivän tapahtumat -rastikohta ja Päivän tapahtumat -nappi

Joistakin pankeista voi hakea luettavan tekstitiedoston päivän tapahtumista. Kun tiedot on haettu painamalla nappia Päivän tapahtumat voidaan katsoa mitä on tullut.

Lähetä laskut -rastikohta ja Lähetä ulkomaanmaksut -rastikohta, Eränumero kenttä

Kun tämä on ruksattu ohjelmalähettää aiemmin tekemäsi laskun. Laskun teosta tarkemmin jäljempänä. Ohjelma muodostaa itse eränumeron kotimaan laskujen osalta. Numero kasvaa joka yhteyskeralla. Eränumero ei saa olla sama kahden lähetyksen välillä.

Hae tiliotteet -rastikohta ja tiedostoon kenttä

Mikäli tämä on ruksattu ohjelma hakee tiliotetiedot pankista kun painat nappia Lähetä/hae pankkiaineisto. Nykyään tiliotetiedot eivät sisällä kovin tarkkoja tietoja maksutapahtumista.

Tiedot tallentuvat viereisessä kentässä olevaan tekstitiedostoon. Yleensä tiedostonimi voi olla esim. tiliot.psp. Viereisellä T-napilla voidaan katsoa mitä tiedostossa on.

Esimerkki: laskujen maksaminen Datamiken pankkiyhteysohjelmalla

Sinulla on pari laskua, jotka haluat maksaa Datamiken laskutus/pankkiyhteysohjelmalla (Huom! Datamike On-line helpissä on lisää yksityiskohtia laskun tekemisestä). Lasku voidaan tehdä kahdella tavalla:

Tapa 1 - Lasku tehdään Pankkiyhteysohjelmassa

Laskun/maksun voi kirjoittaa seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa paina nappia Pankkiyhteys. Ohjelma kysyy salasanaa, jonka annat. Kuvaruutun tulee pankkiyhteysohjelma.
• Paina nappia Tee uusi lasku. Esiin tulee ikkuna, jossa ohjelma kysyy laskusta summan, tilinumeron, viitenumeron, jne.. Anna nämä tiedot.
  Huom! Ikkunassa on eri nappeja, joilla voit hakea ja tallentaa tilinumeroita ja osoitetietoja. Lisäksi voit viivakynälukijalla lukea laskutiedot (nappi Lue viivakoodilukijalla tiedot).
  Mikäli annat oman viitenumeron ja haluat laskea siihen viitenumeron tarkistenumeron klikkaa viitenumerokentän pistenappia.
• Kun tiedot on annettu paina OK. Esiin tulee Maksatus ikkuna, jossa paina Ok – hyväksy.
  Ikkunassa on nappi Katso aineistoa. Tämän avulla voit katsoa mitä laskuja on listalla.
• Jos haluat syöttää toisen laskun paina uudestaan Tee uusi lasku ja toimi kuten edellä. Vaihtoehtoisesti voi Maksatus -ikkunassa painaa nappia i>OK ja jatka. Tee uusi lasku./p>
• Kun kaikki laskut on syötetty ja olet takaisin ikkunassa Pankkiyhteys ruksaa kohta Lähetä laskut ja paina nappia Lähetä/hae pankkiaineisto.
• Esiin tulee uudestaan Maksatus -ikkuna. Paina Ok -hyväksy. Tämän jälkeen ohjelma alkaa muodostamaan yhteyttä pankkiin ja lähettämään pankiaineistoa.

Jos maksun lähetys ei onnistu katso ohjeet On-line helpistä eli paina “?” nappia.

Tapa 2 - Lasku tehdään laskutusohjelman puolella

Vuokra 350 € ja Sähkölasku 15 €. Jotta voit kirjoittaa laskun toimi seuraavasti:

• Datamiken päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri/Laskutus. Kuvaruutun tulee asiakasrekisterin lomake. Etsi oman yrityksen kortti. Yleensä se on ensimmäinen kortti. Jos näin on paina Alt+A niin pääset ensimmäiseen korttiin.
• Kun oman yrityksen kortti on käsillä paina nappia Tee uusi lasku. Kuvaruudun alalaitaan ilmestyy laskutus/tapahtuma taulukko. Siirry sarakkeeseen Nimike. Sarakkeeseen Nimike syötetään teksti Vuokra. Siirrytään seuraavaan sarakkeeseen Eräpäivä.
  
• Sarakkeeseen Eräpäivä syötetään eräpäivä. Siirrytään seuraavaan sarakkeeseen Yks. hinta.
• Vastaavasti laitetaan Yks. hinta -sarakkeeseen numero 15, Kpl -sarakkeeseen numero 1, Tyyppi/Viitteemme maksun saajan tilinumero 123456-7890. Tilinumeron voi valita myös pudotusvalikosta Muut toiminnot ja kohta Valitse tili. Myös pistenapilla voi tämän valita.
• Mikäli laskussa on viitenumero laita se vastaavasti sarakkeeseen Viitenumero.
• Ensimmäinen lasku on nyt valmis. Paina nappia Tulosta merkityt rivit ja esiin tulevassa ikkunassa paina Tee pankkiyhteysohjelman aineisto. Täytä ikkunassa olevat tiedot mm. saaja ja sajan tilinumero, jos ne ei ole jo valmiina ja oikein. Voit tallentaa saajan ja tilinumeron painamalla nappia Lisää tili ja saaja taulukkoon. Tällöin ohjelma tallentaa ne erityiseen taulukkoon, josta ne voi myöhemmin uutta laskua tehdessä poimia. Tästä tarkemmin jäljempänä. Lopuksi paina nappia OK Tee lasku aineisto.
  
   
  
• Esiin tulee Maksatus ikkuna, jossa paina Ok – hyväksy. Paina Esc-näppäintä muutaman kerran kunnes pääset takaisin asiakaskorttiin.
• Nyt voit syöttää seuraavan laskun. Paina nappia Tee uusi lasku ja tee Sähkölasku kuten edellinen lasku.

Kun laskuaineisto on valmis laskut voi lähettää pankkiin seuraavasti (jos haluat lähettää tiedot Internetin kautta katso seuraava kappale):

• Datamiken päävalikossa paina nappia Pankkiyhteys. Ohjelma kysyy pankiyhteysohjelman salasanan, jonka annat. Kuvaruutun tulee pankkiyhteysohjelman ikkuna.
• Ruksaa kohta Lähetä laskut ja paina nappia Lähetä/hae pankkiaineisto.

Jos maksun lähetys ei onnistu katso ohjeet kohdasta virhetilanteet.

Laskuaineiston lähettäminen Internetin kautta

Laskuaineiston tekeminen tapahtuu samalla tavalla kuin edellisessä esimerkissä. Aineiston lähettäminen tapahtuu kuitenkin seuraavasti:

Ota yhteys internettiin ja ota esiin selaimesi avulla käyttämäsi pankin maksatussivu.

Kun laskuaineisto on tehty paina päävalikossa Asiakasrekisteri/laskutus. Kun asiakaskortti on esillä (kortilla ei ole väliä) paina nappia Reskontra, laskutus tapahtumat.

Tapahtumat/reskontra -ikkuna tulee esiin. Paina nappia Tulosta merkityt rivit. Esiin tulee ikkuna Valitse lomake.

Esiin tulleessa ikkunassa (jos olet tehnyt laskutusaineiston juuri valmiiksi saatat olla tässä ikkunassa valmiiksi - päävalikkoon ei siis tarvitse mennä) paina nappia Internet pankkiyhteys. Noudata oheisen kuvan ohjeita 1-4. Huomaa että useimmat asetukset jäävät muistiin ja jatkossa tee yleensä vain kohdan 4.

Alv:n maksaminen pankkiin

Kun olet laskenut Datamikellä lääninverovirastolle maksettavat summat toimi seuraavasti:

• Tee Datamikella uusi lasku. Laskutustaulukkoon tulee kaksi uutta riviä, jotka merkitään ykkösellä (painamalla nappia Merkitse laskuksi).
• Ensimmäiselle riville tulee Nimike sarakkeeseen viesti tiedot (ne jotka mahtuvat), esim. 61=10000, 66=5000, 62=2000, 67=20000 (Huom! summat ovat vain esimerkin vuoksi). Maksettava summa tulee kohtaan Yks. hinta. Kpl -sarakkeeseen laitetaan 1. Lääninveroviraston tilinumero tulee kohtaan Tyyppi/Viitteemme. Muut kohdat (viitenumero jne.) täytetään niinkuin pitää.
• Toiselle riville tulee Nimike sarakkeeseen loput Lääninveroviraston haluamat viestitiedot, esim. 74=30000, 68=2000, 73=2000, 69=15000. Kohtaan Yks. hinta tulee nolla. Kpl -sarakkeeseen laitetaan niinikään nolla. Muut kohdat voi olla samat kuin ensimmäisellä rivillä.
• Paina nappia Tulosta merkityt rivit ja edelleen nappia Tee pankkiyhteysohjelman aineisto.
• Esiin tulee pankkiyhteysohjelman ikkuna. Paina nappia Nollaa laskutiedot (tällöin ohjelma aloittaa uuden laskun). Täytä ikkunat kohdat (ellei ne ole vielä täyttety) ja paina nappia Alv ilmoitus. Paina Ok Alv-ikkunassa ja edelleen pankkiyhteysikkunassa Ok. Paina nappia Esc ikkunassa Haluatko katsoa aineistoa.

Lopuksi paina Esc kunnes pääset Datamiken päävalikkoon. Lähetä pankkiyhteysohjelmalla siten kuin lasku kuten laskun lähettämisestä on neuvottu esim. tässä.

Tiliotteiden/KTL aineiston haku ja maksettujen laskujen päivittäminen reskontraan

Pankkiyhteysohjelmalla haetut tiliotetiedot voit siirtää Datamiken reskontraan usealla tavalla.

Viiteaineiston haku – Tapa 1

Käytä tätä tapaa kun ensi kertaa otat käyttöön Datamiken. Tämä tapa on pidempi, mutta valaisee tiliotteiden käsittelyn automatiikkaa ja erilaisia mahdollisuuksia.

• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Kuvaruutuun tulee ikkuna, josta valikosta valitse Hae tiliotetiedot/viitetiedot (KTL) ja paina OK Printtaa/laske -nappia.
  
  
• Esiin tulee ikkuna, josta klikkaa päälle kohta Viitetiedot (KTL) ja klikkaa kaikki muut ruksit pois.i>
  Jos haluat sen sijaan hakea tiliotteet ruksaa päälle Tiliotetiedosto). Nykyään pankit suosittelevat kuitenkin viiteaineiston käyttämistä. Tiliotetiedosto ei yleensä enää sisällä tarvittavia tietoja vaan sisältää lähinnä yhteenvetoja eikä varsinaista laskuaineistoa.
  AINEISTO.KTL on tekstitiedosto, joka sisältää pankista haetun ns. konekielisen viitetietoaineiston. Datamiken oma pankkyhteysohjelma osaa sellaisen hakea, mutta myös muut pankkiyhteysohjelmat voivat sen hakea. Jos haluat katsoa miltä se näyttää paina nimen vieressä olevaa T-nappia. Esiin tulee tällöin tekstieditori, jossa on viiteaineisto.
  Lopuksi paina OK.
• Ohjelma palaa takaisin reskontran kriteeri-ikkunaan. Valikosta valitaan Selaile tiliotetietoja ja painetaan OK Printtaa/laske -nappia.
• Kuvaruutuun tulee taulukko tiliotetiedoista.
  Jos taulukon tiedot ovat tarpeettomia valitse valikko Tyhjää/merkitse -valikko ja edelleen Merkitse kaikki OK. Tällöin kaikkien rivien kohdalle ilmestyy merkintä -OK- ja ohjelma sivuuttaa ne kaikissa käsittelyissään.
  Voit myös katsoa mikä lasku tms. on kyseessä valitsemalla valikko Katso viitteen reskontraa -valikko ja edelleen Katso viitteen reskontraa. Tällöin ohjelma katsoo viitenumeroa ja pyrkii löytämään sitä vastaavat laskut tms. Datamiken reskontrasta. Jos ohjelma ei löydä mitään kuuluu piippaus. Jos ohjelma löytää sopivat tiedot voit ne tässä merkitä “käsin“ maksetuiksi laittamalla MA -merkinnän Projekti/Viitteenne -kohtaan.
• Kun olet katsellut tiliotetietoja tarpeeksi paina Esc -nappia ja pääset takaisin reskontran kriteeri-ikkunaan. Valikosta valitse Hae tiliotetiedot ja paina OK Printtaa/laske -nappia.
• Esiin tulee uusi ikkuna, josta ruksaa kohdat Kysy ennen merkintää ja Käsittele VAIN valmiiksi haetut.
  Ikkunassa on myös nappi Valitse tilit. Tästä tarkemmin kt. otsikko Tilien valinta jäljempänä.
• Ohjelma käy läpi tiliotetaulukkoa ja vertaa siinä olevia tietoja reskontraan. Ohjelma merkitsee reskontrasta sopivat tiedot merkinnällä MA (=maksettu) jos summat ja viitenumerot täsmäävät k. tiliotetapahtumassa. Puutteellisista tai epäselvistä tapauksista ohjelma laatii virheilmoituksen, jota voit katsella kun tiliotetaulukko on käyty läpi.

Viiteaineiston haku – Tapa 2

Tässä toinen tapa miten voit “manuaalisesti” päivittää reskontran haettujen tiliotteiden perusteella.

• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Kuvaruutuun tulee ikkuna, josta valikosta valitse Hae tiliotetiedot ja paina OK Printtaa/laske -nappia.
• Esiin tulee ikkuna, josta klikkaa päälle kohta Viitetiedot (KTL) ja klikkaa kaikki muut ruksit pois.i>
  Jos haluat sen sijaan hakea tiliotteet ruksaa päälle Tiliotetiedosto). Nykyään pankit suosittelevat kuitenkin viiteaineiston käyttämistä. Tiliotetiedosto ei yleensä enää sisällä tarvittavia tietoja vaan sisältää lähinnä yhteenvetoja eikä varsinaista laskuaineistoa.
  
  Lopuksi paina OK.
• Valitse valikosta Selaile tiliotetietoja ja paina OK -nappia. Esiin tulee taulukko tiliotetiedoista. Mene sellaiselle tilioteriville, jonka haluat päivittää. Valitse pudotusvalikko Katso viitteen reskontraa ja valitse kohta Katso viitteen reskontraa. Esiin tulee ikkuna, jossa kysytään viitenumeroa. Paina OK. Ohjelma käy läpi reskontraa ja vertaa siinä olevia tietoja em. viitenumeroon. Kun sopiva viitenumero löytyy ohjelma näyttää siitä taulukon. Nyt voit merkitä itse käsin laskun maksetuksi merkinnällä MA (=maksettu) jos summat ja viitenumerot täsmäävät ko. tiliotetapahtumassa.

Huom! Ensimmäinen näin tehty haku voi olla hidas, mutta seuraavilla kerroilla haku on nopeampi.

Viiteaineiston haku – automaattinen tapa

Käytä tätä tapaa kun haluat nopeasti päivittää reskontran tiliotteiden perusteella.

• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Kuvaruutuun tulee ikkuna, josta valikosta valitse Hae tiliotetiedot ja paina OK Printtaa/laske -nappia.
• Esiin tulee ikkuna, josta klikkaa päälle kohta Viitetiedot (KTL) ja klikkaa päälle i>Kysy ennen merkintää ja ota kaikki muut ruksit pois.
  Jos haluat sen sijaan hakea tiliotteet ruksaa päälle Tiliotetiedosto). Nykyään pankit suosittelevat kuitenkin viiteaineiston käyttämistä. Tiliotetiedosto ei yleensä enää sisällä tarvittavia tietoja vaan sisältää lähinnä yhteenvetoja eikä varsinaista laskuaineistoa.
  
  Lopuksi paina OK.
• Ohjelma käy läpi tiliotetaulukkoa ja vertaa siinä olevia tietoja reskontraan. Ohjelma merkitsee reskontrasta sopivat tiedot merkinnällä MA (=maksettu) jos summat ja viitenumerot täsmäävät k. tiliotetapahtumassa. Puutteellisista tai epäselvistä tapauksista ohjelma laatii virheilmoituksen, jota voit katsella kun tiliotetaulukko on käyty läpi.

Tilin saldo

Käytä tätä tapaa kun haluat vain katsoa mitä tilille on tullut ja paljonko saldo on ja et halua päivittää reskontraa.

• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Valitse valikosta Selaile tiliotetietoja ja paina OK -nappia.
• Esiin tulee tiliotetaulukko. Valikosta valitse Saldo.

Viiteaineiston haku kun käytetään toista pankkiyhteysohjelmaa

Käytä tätä tapaa kun haet viite- tai tiliotetiedot muulla pankkiyhteysohjelmalla. Yrityspankkiyhteysohjelmillä voidaan hakea modeemin avulla tiedot suoraan omalle ovalevylle. Tällöin tiedot tallentuvat omaan tiedostoon kovalevyllä. Tästä tiedostosta tiedot on siirrettävissä Datamikeen. Viite- ja tiliotetiedoston nimi vaihtelee eri pankkiyhteysohjelmilla. Tiedosto tallentuu yleensä siihen hakemistoon missä varsinainen pankkiyhteysohjelma on.

Tutustu pankkiyhteysohjelmasi opasteisiin ja katso mikä on sen tiedoston nimi mihin ko. ohjelma tallentaa esim. viiteaineiston. Helpointia on kopioida tämä tiedosto datamiken hakemistoon (yleensä c:\datamik) esim. nimelle aineisto.ktl.

Viitetiedoissa olevat osto- ja myyntitapahtumat voidaan viitenumeron avulla päivittää Datamiken reskontraan seuraavasti:

• Esiin tulee ikkuna, josta klikkaa päälle kohta Viitetiedot (KTL).
  Viereisessä kentässä pitää nyt lukea se tiedostonimi, johon ulkoinen pankkiohjelma on tallentanut viiteaineiston. Voit varmuuden vuoksi painaa V-nappia, jolloin ohjelma näyttää mitä tiedostossa on. Konekielisen viitetiedoston pitäisi näyttää oheisen kaltaiselta:
  /p>
• Ohjelma kysyy lisäksi halutaanko sopivat viitenumerot merkitä automaattisesti merkinnällä MA (eli ko. tapahtuma on "selvä", maksettu, tms.), mikäli viitenumerot tiliotteessa ja reskontratiedoissa täsmäävät. Useimmiten tähän ei laiteta ruksia ja seuraavaan kohtaan Kysy ennen merkintää laitetaan ruksi. Jos kuitenkin laitetaan ohjelma pysähtyy aina pyytämään vahvistusta MA merkinnälle kun tiliotteessa oleva viitenumero löytyy reskontratiedoista.
  Lopuksi paina OK.
• Datamike ilmoittaa, jos tiliotteissa oleva tieto vaatii lisätoimenpiteitä. Tälläisiä tapauksia on mm. kun viitenumero täsmää, mutta summat tai eräpäivät ovat poikkeavia.

Tilioteohjelmaa on syytä testata jonkin verran, että systematiikka selviää.

Laskun kuittaaminen maksetuksi

Datamikessä käytetään LA-merkintään kertomaan, että lasku on ”avoin” eli sitä ei ole maksettu. Kun lasku on maksettu tämä muutetaan MA:ksi. Osasuorituksen kanssa voidaan väliaikaisesti käyttää vielä toisenlaista merkintää (ME). Ohessa ohje miten osasuoritus kuitataan:

• Tässä esimerkissä lasku on 100 eur, joka on maksettu. Tässä esimerkissä edellytetään, että olet käyttänyt laskussa LA -merkintään Projekti/viitteemme -sarakkeessa. Ohessa miten alkuperäinen lasku tässä esimerkissä on kirjoitettu:
  
• Päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri/laskutus. Valitse pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä kohta Merkitse lasku maksetuksia.
• Esiin tulee ikkuna Merkitse/korvaa. Haluat esim. merkitä laskun, jonka laskunumero on 55 osan maksetuksi. Laita tiedot seuraavasti
  Anna lasku- tai viiteno – kenttään laita 55
  Merkintä, JOKA korvataan -kentään laita LA
  Merkintä, JOLLA korvataan -kenttään laita MA
  Jos haluat katsoa/muuttaa laskurivejä paina alla olevasta valikosta Päivitä ja esim. Päivitä laskunumeron mukaan. Taulukkoon tulee tällöin laskurivit näkyviin. Jos Korvaa myös tyhjät on ruksattu laskurivillä ei tarvitse olla LA tms. merkintää. Ohjelmamerkitsee MA myös tyhjille riveille.
• Lopuksi paina nappia Vertaa laskunumeroa korvauksessa.

Osasuoritusten kuittaaminen maksetuksi

Datamikessä käytetään LA-merkintää kertomaan, että lasku on "avoin" eli sitä ei ole maksettu. Kun lasku on maksettu tämä muutetaan MA:ksi. Osasuorituksen kanssa voidaan väliaikaisesri käyttää vielä toisenlaista merkintää (ME). Ohessa ohje miten osasuoritus kuitataan:

• Tässä esimerkissä lasku on 100 eur, josta on maksettu 70 eur osasuorituksena. Nyt edellytetään, että olet käyttänyt laskussa LA -merkintää Projekti/viitteemme -sarakkeessa. Ohessa miten alkuperäinen lasku tässä esimerkissä on kirjoitettu:
  
• Päävalikossa paina nappia Asiakasrekisteri/laskutus. Valitse pudotusvalikko Muut toiminnot ja sieltä kohta Merkitse lasku maksetuksia.
• Esiin tulee ikkuna Merkitse/korvaa. Haluat esim. merkitä laskun, jonka laskunumero on 55 osan maksetuksi. Laita tiedot seuraavasti
  Anna lasku- tai viiteno – kenttään laita 55
  Merkintä, JOKA korvataan -kentään laita LA
  Merkintä, JOLLA korvataan -kenttään laita ME
  Osasuoritus -kenttään laita 70
  Osasuoritusmerkintä -kenttään laita ME
  Lopuksi paina nappia Vertaa laskunumeroa korvauksessa.
  
• Ohjelma näyttää mitä muutoksia ohjelma teki esikatselussa. Kun kaikki on selvä paina Esc -nappia joitain kertoja kunnes pääset takaisin päävalikkoon.
• Myöhemmin kun asiakas maksaa loput laskusta toimi kuten edellä, summa on vain tässä esimerkissä 30 eur. Tämän jälkeen Tapahtumat/reskontra -taulukossa on laskurivit seuraavasti:
  

Huomaa kuinka taulukkoon on tullut osasuoritukset.

Usean tilin tilitapahtumien/KTL aineiston haku ja käsittely

Jos Datamikella haetaan usean yrityksen tms. tilin tiliotetiedot toimi seuraavasti. Ohessa esimerkki miten haetaan kahden tilin tiliotteet.

Aluksi alustavat toimenpiteet, jotka tarvitsee tehdä vain kerran:

• Kutakin tiliä kohden tarvitset oman sarjan siirtoavaimia. Tallenna ne omaksi valinnaksi Datamiken pankkiyhteysohjelmassa napilla Tallenna tiedot. Ohjelma kysyy tiedostoa ja anna esim. tili1.pan, tili2.pan jne..
  Myöhemmin hakiessasi kunkin tilin tiliotteita valitse sitten napilla Valitse tiedot ja tee pankkitoiminnot sitten.
• Päävalikosta valitse Reskontra ja valikosta valitse Valitse tiliotetiedosto ja paina Ok nappia. Esiin tulee valikko, josta valitse Luo uusi tiliotetiedosto ja paina Ok. Ohjelma kysyy tiliotetiedostoa. Kirjoita esim. tilio2.dbf ja paina Ok.

Jatkossa kun haet tiliotteet kahdelle firmalle toimi seuraavasti:

• Päävalikosta valitse Pankkiyhteys ja siellä paina nappia Valitse tiedot ja valitse haettavalle yritykselle sopiva tiedosto (esim. tili1.pan tms.) ja paina Ok.
• Ruksaa kohta Hae tiliotteet ja paina Lähetä/hae pankkiaineisto nappia. Ohjelma hakee tiliotteet.
• Toimi esim. edelläolevan esimerkin Viiteaineiston haku – automaattinen tapa.
• Seuraavan yrityksen tiedot hae seuraavasti: päävalikosta valitse Pankkiyhteys ja siellä paina nappia Valitse tiedot ja valitse haettavalle yritykselle sopiva tiedosto ja paina Ok.
• Ruksaa kohta Hae tiliotteet ja paina Lähetä/hae pankkiaineisto nappia. Ohjelma hakee tiliotteet.
• Päävalikossa paina nappia Reskontra. Kuvaruutuun tulee ikkuna, josta valikosta valitse Valitse tiliotetiedosto ja paina OK Printtaa/laske -nappia. esiin tulevasta valikosta valitse Käytä toista tiliotetiedostoa ja paina Ok. Valitse oikea tiedosto toiselle yritykselle ja paina Ok.
• Reskontra ikkunassa valikosta valitse Hae tiliotetiedot ja paina OK Printtaa/laske -nappia.
• Esiin tulee ikkuna, josta klikkaa päälle kohta esim. Viitetiedot (KTL) ja klikkaa kaikki muut ruksit pois ja paina OK.
• Ohjelma hakee tiliotetiedot ja palaat takaisin reskontran kriteeri-ikkunaan. Valitse valikosta Selaile tiliotetietoja ja paina OK -nappia.

Tilien valinta

Kun pankista haettuja tiliotetietoja verrataan reskontraan ohjelma laittaa MA ym. merkinnän lisäksi myös kirjanpidollisen tilinumeron reskontrataulukkoon. Tilinumero-sarake on reskontrataulukon loppupuolella. Ohjelma valitsee tilinumeron tilinumero -taulukosta, jonka saa esiin painamalla nappia Valitse tilit. Tämä taulukko on syytä täyttää siten, että sarakkeeseen TILINO laitetaan pankkitilin numero, joka tulee tiliotetaulukkoon ja samalle riville sarakkeeseen TILINO2 em. tiliä vastaava kirjanpidollinen tilinumero.

Esim.:

TILINO TILINO2

80001100123456 1900

80001100654456 1901

Huom! tilit välinollataan eli ym. tili 800011-123456 merkitään 80001100123456.

Pankkiyhteysohjelman virhetilanteet

Alustava yleisohje

Jos ohjelma tuntuu soittavan ja pankki vastaa ja lähetys tuntuu etenevän jonkin aikaa, mutta katkee sitten kesken toimi seuraavasti:

• Pankkiyhteysohjelmassa paina nappia Viestit.
• Esiin tulee valikko pankin lähettämistä tai Datamiken valmistamista ilmoitustiedostoista. Valitse Yhteys.
• Esiin tulee pankin/Datamiken yhteyslista.

Listassa on kuvattu pankkiyhteysohjelman eteneminen. Lista voi näyttää esim. seuraavalta:

Vaihe 1
Lähetys->ASIAKAS
Vaihe 2
Vastaanotto->KUITTAUS
------------------------------
Erä 1/2
Vaihe 3
Lähetetään laskut
Lähetys->PALVELU
Lähetys->AINEISTO
Vaihe 4
Vastaanotto->KUITTAUS
Yhteys katkesi?
------------------------------
Laskujen lähetys loppu
Kaikki laskut eivät menneet
Laskutus epäonnistui

Listausta kannattaa lukea alimmalta riviltä ylöspäin ja katsoa minkä tiedoston lähetys tai vastaanotto aiheutti katkoksen. Yllä olevassa esimerkissä KUITTAUS tai AINEISTO sisältää virheen tai virheilmoituksen, josta selviää mikä on ongelma.

Jos lähetys ei onnistu sitä voidaan kokeilla uudestaan kunnes se onnistuu.

Jos epäilet, että joku antamasi tieto (esim. asiakastunnus tai siirtoavaimet) on väärä tai em. kuittaustiedostossa lukee jotain ESI sanoma virheellinen tms. toimi seuraavasti:

• Käynnistä pankkiyhteysohjelma ja soita itse esim. kännykällä tai toisella puhelimella pankin neuvontaa. Ilmoita, että pankkiyhteysohjelmasi ei toimi. Pian selviää, että pankkiin tullut tieto sisältää virheellisen numeron tai tekstin.
• Kysy mikä virheellinen numero/teksti on aiemmalla lähetyksellä tullut pankkiin. Sitten kysy mitä olisi pitänyt sen sijaan tulla. Vertaa näitä tietoja Datamiken pankkiyhteysohjelman kentissä oleviin tietoihin ja huomaat missä on väärä numero ja mitä siinä sen sijaan pitäisi olla. Usein virhe on esim, että jossain kentässä on numero 12300456 kun siinä olisi pitänyt olla 1230456 tms tai, että pankkitunnus ja asiakastunnus on väärillä paikoilla.

Jos laskun maksaminen ei onnistu

• Pankkiyhteysohjelmassa paina nappia Viestit.
• Esiin tulee valikko pankin lähettänistä tai Datamiken valmistamista ilmoitustiedostoista. Valitse esim. Askuitta, Kuittaus, Lakuit2, tai Kysymys (Säästöpankki).
• Esiin tulee pankin/Datamiken virheilmoitus. Yleensä ensimmäisen rivin alussa tai lopussa on selväkielinen teksti, missä kerrotaan mistä virhe johtuu.
  Jos virheilmoitus on esim. Aikaleima on käytetty tms. poistu pankkiyhteysohjelmasta hetkeksi ja kokeile uudestaan pankkiyhteyttä.

Jos lähetys ei onnistu sitä voidaan kokeilla uudestaan kunnes se onnistuu.

Jos viitetietojen tai tiliotteen haku ei onnistu

• Pankkiyhteysohjelmassa paina nappia Viestit.
• Esiin tulee valikko pankin lähettämistä tai Datamiken valmistamista ilmoitustiedostoista. Valitse esim. Askuitta, Kuittaus, Lakuit2, tai Kysymys (Säästöpankki).
• Esiin tulee pankin/Datamiken virheilmoitus. Yleensä ensimmäisen rivin alussa tai lopussa on selväkielinen teksti, missä kerrotaan mistä virhe johtuu.
  Jos virheilmoitus on esim. Aikaleima on käytetty tms. poistu pankkiyhteysohjelmasta hetkeksi ja kokeile uudestaan pankkiyhteyttä.

Tiliotteiden haussa tulee ottaa huomioon, että useimmiten haku voidaan tehdä vain kerran viikossa (tämä riippuu myös tekemästäsi sopimuksesta pankin kanssa). Kun tilotteet on esim. maanantaina haettu niin keskiviikkona ei tiliotteita ole. Seuraavan kerran tiliotteiden haku on mahdollista esim. seuraavana maanantaina. Yleensä kannattaa kokeille tiliotteiden hakua iltapäivällä 13-16.

Viitetietojen osalta tätä ongelmaa ei yleensä ole.

Jos tiliotteiden haku on tuntunut onnistuvan, mutta et saa niitä siirrettyä reskontraan toimi seuraavasti:

• Kun olet hakenut pankkiyhteysohjelmassa tiliotteet ja kaikki on tuntunut sujuvan hyvin paina “T” -nappia, joka on kentän “Tiliot.psp” vieressä.
• Esiin tulee ikkuna, jossa on pankin lähettämä tilioteaineisto. Jos aineisto on tyhjä pankista ei ole tullut mitään ja tilanne johtuu edellisessä kappaleessa kuvaillusta tilanteesta. Pankissa ei siis ole vielä mitään aineistoa valmiina odottamassa hakua.

Mikäli tiliotteiden haku epäonnistuu (esim.) viikon ensimmäiselläkin kerralla joidenkin pankkien kanssa voidaan yrittää uudestaan saman päivän kuluessa. Toisten pankkien kanssa tämä ei onnistu. Nämä seikat johtuvat pankkien omista järjestelyistä. Tällöin on syytä soittaa pankin neuvontaan ja pyytää laittaa tiliotteet uudestaan noutoa varten valmiiksi.

Virheviesti Käyttöavain ei voimassa tms.

Mikäli Viestit tiedostoissa on ilmoitus Käyttöavain ei voimassa tms. soita pankkiin ja pyydä muuttamaan siirtoavaimen ja käyttöavaimen sukupolvi nollaksi. Kun se on tehty paina pankkiyhteysohjelmassa nappia Aseta sukupolvet ja valitse kohta Nollaa sukupolvet. Lopuksi kokeile yhteyttä uudestaan.

Kysymyksiä

Voiko osasuorituksen merkitä käsin suoritetuksi muuten?

Jos olet lähettänyt asiakkaalle lasku (esim. 500 €) maksettavaksi, mutta siitä on maksettu vain osa (esim. 300 €) toimi seuraavasti:

• Mene laskun asiakaskorttiin ja paina nappia Reskontra, laskutus, tapahtumat. Esiin tulee laskutaulukko. Mene riville, jossa on puutteellisesti maksettu lasku.
• Merkitse lasku maksetuksi maksetun osan osalta eli merkitse MA ja muuta summaksi maksettu osa (esim. 300 €).
• Lisää uusi rivi taulukkoon, jossa on tiedot muuten sama kuin em. laskurivissä. Laskunumero ja viitenumero ovat siis samat. Voit käyttää kopio rivi tms. -toimintoa avuksi. Muuta laskun jäljellä oleva summa riville (esim. 200 €). Nyt on sama lasku jaettu maksettuun osaan ja maksamattomaan osaan.

Käytän samaa viitenumeroa kautta vuoden. Reskontran automaattinen päivitys ei onnistu.

Viitenumeron automatiikan käyttö edellyttää, että kukin lasku on omalla viitenumerollaan. Muuten ohjelma ei voi mitenkään tietää, että mihin esim. viitenumerolla 11112 maksettu lasku viittaa. Viitenumero -systeemi on luotu nimenomaan yksilöimään yksi lasku.

Laskun maksaminen tai tiliotteiden haku ei onnistu

Klikkaa kohtaa Pankkiyhteysohjelman virhetilanteet.

Onko pankkiyhteysohjelmien käyttö turvallista?

Pankkiyhteysohjelmien turva & salasanasuojaukset ovat yleensä hyvät. Jos toisaalta koneellesi pääsee esim. puoleksi tunniksi pätevä hakkeri voit olla varma siitä, että hän saa selville haluamansa salasanat ja muut tunnukset. Näin silloinkin kun mikrollesi on asennettu “maailman paras tietoturva” -systeemi.

Huolehdi siitä, että mikrollesi pääsee vain asianomaiset henkilöt. Seuraa myös tiliesi tapahtumia muilla tavoin.