Tietojen haku ja päivitys internetistä

Voit päivittää Datamiken tietokantoja internetin kautta. Tälläinen tulee tarpeelliseksi esim. seuraavissa tilanteissa:

• jos yrityksellä on liikkeitä eri puolilla Suomea ja reskontra päivitetään päivittäin "pääkoneelta" pääkonttorista.
• yrityksellä on myyjiä myyntimatkoilla ja on on tarve päivittää päivän myynnit toimiston pääkoneeseen.
• lähetät kirjanpitäjällesi tapahtumat kirjattavaksi kirjanpitoon.
• jne.

Tietojen päivittämisessä on hyvä tapa sopia esim. oman laskunumerosarjan ja myyjätunnuksen käytöstä, jotta vältytään esim. päällekkäisiltä laskunumeroilta. Laskunumerosarjojen käytöstä on opastevideo. Opastevideon saa esille kun päävalikossa painaa Käyttöohjeet, opastevideot ja valitsee Laskunumerosarjan tekeminen ja painaa nappia Katso opastevideo.

Huom! Internetin käyttö ja tietojen sieltä päivittäminen edellyttää, että käyttäjällä on oma internetsivusto. Käyttäjillä pitää myös olla oma Datamikelisenssi.

Tietojen lähettäminen/päivittäminen internetistä

Ohessa esimerkki miten asiakasrekisteriin päivitetään (lähetetään) uusimmat tiedot:

• Päävalikossa painetaan Asiakasrekisteri, laskutus ja Esiin tulevassa ikkunassa painetaan Asiakasrekisteri printtilistaus.
• Esiin tulevassa ikkunassa painetaan Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa ja esiin tulevassa ikkunassa valitaan valikosta Hae internetistä tai lähetä internettiin ja painetaan OK.
• Ruksaa kohta Lähetä serveriin kriteereihin sopivat tietueet.
  Huom! Kriteerien käytöstä on opastevideo Kriteerilomakkeiden käyttäminen.
• Lopuksi paina OK.
  
  
• Ohjelma saattaa kysyä internetsivusi osoitetta eli ns. ftp tunnuksia. Jos sinulla on esim. kotisivu nimellä www.omafirma.fi on ftp sivustosi tällöin yleensä ftp.omafirma.fi. Käyttäjätunnus ja salasana pitää antaa myös. Ohjelma ei kysy niitä enää jatkossa, mutta voit muuttaaa niitä napilla Internet asetukset.
• Sen jälkeen Datamike lähettää kotisivulle asiakasrekisterisi (esim. tässä esimerkissä).
• Huom! Muut eivät pääse katsomaan asiakasrekisteriäsi ellei heillä ole myös salasanaa ja muita tunnuksia.
• Painamalla Esc -näppäintä pääset takaisin päävalikkoon.

Tämä sama toiminto on myös kirjanpidossa, tuoterekisterissä, reskontrassa, palkanlaskennassa jne.. Näissä ohjelmissa on myös kriteeri-ikkuna, josta löytyy vastaava Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa -toiminto.

Esim. reskontrassa päivitetään internettiin uudet laskut jne. tapahtumat, joita on eri asiakkaille tehty. Yleensä on syytä päivittää asiakastietojen lisäksi myös reskontran tapahtumat. Tätä varten on hyvä käyttää sopivaa kriteeriä, joka on esim. myyjäkoodi, joka on laitettu laskuriville sopivaan sarakkeeseen.

Huom! Pääkoneella on hyvä tehdä tämä toiminto ainakin aluksi. Jos internetissä ei ole vielä esim. asiakasrekisteriä voi sen pääkoneelta siirtää tekemällä tämä toiminnon.

Tietojen haku/päivittäminen internettiin

Ohessa esimerkki miten asiakasrekisteriin päivitetään (haetaan internetistä) uusimmat tiedot:

• Päävalikossa painetaan Asiakasrekisteri, laskutus ja Esiin tulevassa ikkunassa painetaan Asiakasrekisteri printtilistaus.
• Esiin tulevassa ikkunassa painetaan Siirrä, korvaa tai poista tiedostoa ja esiin tulevassa ikkunassa valitaan valikosta Hae internetistä tai lähetä internettiin ja painetaan OK.
• Ruksaa kohta Hae serveristä tietueet. Lopuksi paina OK.
• Ohjelma saattaa kysyä internetsivusi osoitetta eli ns. ftp tunnuksia. Jos sinulla on esim. kotisivu nimellä www.omafirma.fi on ftp sivustosi tällöin yleensä ftp.omafirma.fi. Käyttäjätunnus ja salasana pitää antaa myös. Ohjelma ei kysy niitä enää jatkossa, mutta voit muuttaaa niitä napilla Internet asetukset.
• Sen jälkeen esiin tulee oheisenkaltainen ikkuna. Voit painaa suoraan OK ja ohjelma katsoo mitä uusia tietoja on tullut ja näyttää niistä vielä (alempi kuva). Tiedosto apu2.bak on väliaikaistiedosto, jossa on netissä olleet tiedot.
• Esiin tulee vielä netistä löytyneet uudet tiedot. Voit tässä ikkunassa ruksata pois ne rivit/tietueet, jota et halua liitettävän käsillä olevaan rekisteriin. Yleensä painetaan vaan OK.
• Painamalla Esc -näppäintä pääset takaisin päävalikkoon.